Симбиоз \"1С:Предприятие\" и систем контроля доступа

Журнал ТЗ № 3 2009

Интенсивное развитие IT-технологий управления предприятием и технологий безопасности неизбежно должно было привести к их пересечению. Этот процесс происходит уже на протяжении ряда лет и активно обсуждается на страницах разнообразных изданий как специалистами по автоматизации производства, так и специалистами по безопасности. Нетрудно предсказать, что в будущем вполне возможно полное слияние этих сфер, однако сегодня реально можно говорить только об эффективном и взаимовыгодном симбиозе. В частности, есть конкретные направления деятельности, в которых подобный симбиоз не только назрел и не только возможен технически, но уже востребован и приносит реальную выгоду. Сегодня речь пойдет о симбиозе «1С: Предприятие» и систем контроля доступа.

АСУ предприятием и экономический кризис (Автоматизировать или нет – вот в чем вопрос)
Автоматизация процессов управления производством изначально преследовала цели оптимизации и повышения эффективности работы руководства, кадровой службы предприятия, бухгалтерии и ряда других подразделений, в частности службы безопасности. Экономический кризис затронул все сферы производства, ударил по всем компаниям и вынудил руководителей более внимательно задуматься об уменьшении издержек, а также о повышении эффективности всех подразделений и всех систем. Для сохранения бизнеса в этих условиях приходится заново оценивать эффективность всех процессов и каждого сотрудника, и не просто оценить, а принять меры по ее повышению. В этом вопросе роль автоматизированных систем управления предприятием, а также требования к ним повышаются многократно. И руководителям, и сотрудникам понятно, что нет возможности затаиться и оставить все, как было, так как это приведет к краху. Даже для сохранения производства, коллектива и уровня имеющейся оплаты труда требуются новые усилия, новые решения, новые технологии. Проще говоря, сейчас каждый должен работать за троих, и одним из реальных путей интенсификации труда каждого сотрудника – автоматизация процессов его труда.

Что же надо автоматизировать?
Понятно, что теоретически можно и нужно автоматизировать все процессы и весь труд на предприятии. Еще более понятно, что сделать это разом и прямо сейчас невозможно. Встает вопрос: а на что обратить внимание в первую очередь? где автоматизация принесет быстрый желаемый результат? Эти вопросы и вся ответственность за их решение ложатся непосредственно на плечи руководства предприятия, особенно когда возможности нанять платных профессионалов-автоматизаторов нет. Чаще всего, и это оправданно, под автоматизацию попадают процессы, связанные с обработкой (регистрацией, хранением, анализом) больших объемов информации или данных. Как правило, это подразделения, которые занимаются бухгалтерским, налоговым, кадровым учетом, отвечают за движение товарно-материальных ценностей и т. п. На начальном этапе происходит разрозненная автоматизация различных задач учета и контроля различных подразделений. В результате появляется несколько разрозненных информационных баз с пересекающейся информацией и ручным дублируемым вводом данных.

Лоскутная автоматизация
Стандартный подход лоскутной автоматизации можно рассмотреть на примере организации пропускного режима, ведения кадрового учета и учета фактически отработанного сотрудниками предприятия времени. На первый взгляд вышеуказанные задачи между собой практически не связаны и находятся в зоне ответственности разных подразделений. За обеспечение безопасности объекта, разграничение доступа, организацию пропускного режима, контроль вноса/выноса материальных ценностей отвечает служба безопасности; учетом кадров и контролем трудовой дисциплины занимается отдел кадров; функции учета фактически отработанного сотрудниками предприятия времени и расчета на основании его заработной платы возлагаются на бухгалтерию. При более детальном рассмотрении становятся видны пересечения между задачами, в частности, все подразделения используют один и тот же список сотрудников предприятия. На основании данных о графиках работы сотрудников и их принадлежности к различным подразделениям, предоставляемых отделом кадров, служба безопасности может организовать разграничение прав доступа к различным помещениям на территории предприятия. На основании данных о перемещениях сотрудников, предоставляемых службой безопасности, бухгалтерия может производить корректировку фактически отработанного сотрудниками времени.
Стандартным подходом начальной автоматизации является организация на предприятии системы контроля и управления доступом (СКУД), имеющей собственное программное обеспечение. Подобное ПО различных СКУД («Перко», «Кронверк», Gate, «Боли»д, Parsec и т. д.) решает задачи службы безопасности. Для автоматизации ведения кадрового учета и расчета заработной платы устанавливаются специализированные учетные системы, среди которых наибольшее распространение на территории России и стран постсоветского пространства получили программные продукты компании 1С, в частности «1С: Зарплата и управление персоналом». Системы 1С и СКУД между собой никак не связаны, данные между подразделениями передаются в виде отдельных файлов или даже на бумажных носителях. Неудивительно, что количество дублированного ручного ввода и обработки информации, а значит, и вероятность внесения ошибок растет настолько, что нивелирует пользу имеющихся систем автоматизации, препятствует развитию предприятия, а порой приводит к прямым потерям.

Интеграция и комплексная автоматизация
Найти готовую систему автоматизации предприятия, охватывающую все информационные процессы, практически невозможно. Поэтому выбор информационной системы – это всегда множественный компромисс, в частности между функциональностью системы и ее стоимостью. Сложнее оценить оптимальность соответствия системы специфическим задачам и условиям конкретного предприятия. Известные на рынке системы автоматизации по степени гибкости и адаптации условно можно разделить на два класса: жесткие – с набором типовых настроек (mySAP Business Suite, Oracle E – Business Suite, «Галактика») и гибкие – с возможностью изменять их функции (1C, Microsoft Axapta). Причем вторые чаще встречаются в российской действительности. Наиболее известным и распространенным комплексом программ, предназначенным для управления производством, является программный пакет 1С.

«1С: Предприятие»
Программный пакет 1С предназначен для управления предприятием и позволяет получать отчеты практически по любым параметрам. Например, можно проследить историю карьеры сотрудника, его больничных, командировок и т. д. Встроенная система кадрового учета облегчает процесс приема на работу, увольнения и должностных перемещений сотрудников, ведение реестра личных карточек сотрудников с набором различных сведений о них. Кроме того, система автоматизации позволяет выявлять нарушения в кадровых процессах, поддерживать принятие решений по их нормализации, упорядочить все учетные и расчетные процессы с персоналом, снизить возможные потери из-за ухода сотрудников.

Системы контроля и управления доступом (СКУД)
Одним из наиболее востребованных блоков «1С: Предприятия» является автоматизация оперативного кадрового учета и расчета зарплаты. В частности, именно для этого сегмента особой важностью обладают данные, накапливаемые системой контроля и управления доступом. Современные СКУД предоставляют достоверные и разнообразные данные о пребывании сотрудника на территории предприятия или его отдельных подразделений. Но, к сожалению, большинство этих систем пока не могут работать под управлением программного пакета 1С либо оперативно взаимодействовать с ним. Это связано с эволюцией развития СКУД из сферы безопасности, где она традиционно решала задачи ограничения и разграничение доступа, организацию контролируемого прохода и проезда в разные зоны и территорию предприятия и т. д. Данные СКУД, как правило, либо вообще не попадали в систему управленческого учета, либо переносились вручную. Реже разрабатывалась и внедрялась некоторая методика периодического и полуавтоматического переноса данных. При этом теряется не только оперативность поступления данных, но и их разнообразие и объем.

Работа СКУД под управлением программного пакета 1С
Организация работы СКУД непосредственно под управлением программного пакета 1С позволяет решить очень многие из упомянутых задач и проблем, повысить эффективность всей системы управления, сократить трудозатраты ряда отделов и количество ошибок. Какие же преимущества дает такая интеграция? Прежде всего это создание единого информационного пространства и системы по организации пропускного режима, учету фактически отработанного времени, движения автотранспорта и перемещения товарно-материальных ценностей на основе оптимального использования достоинств СКУД и программ управления. Полная интеграция с учетными программами «1С: Предприятие 8» «Зарплата и управление персоналом» и «1С: Предприятие 8» «Управление производственным предприятием» обеспечивает решение прямо из приложений 1С, целого ряда задач:
• оперативное управление контроллерами СКУД;
• автоматизация работы бюро пропусков как в части своих сотрудников, так и в части посетителей, и в части автотранспорта;
• автоматическое формирование табелей учета рабочего времени с поддержкой плавающих и сменных графиков работы;
• централизованное управление территориально распределенными объектами предприятия, а также организация контроля местных командировок сотрудников и посещения ими этих подразделений;
• автоматизация учета вноса/выноса материальных ценностей.
Данный подход повышает эффективность и затрагивает в первую очередь работу бухгалтерии, отдела кадров и службы безопасности предприятия. Что же дает внедрение единой информационной автоматизированной системы для каждой из этих служб?

Служба безопасности
Во-первыхуправление пропусками и уровнями доступа сотрудников с сохранением истории передачи пропусков и изменения допусков. Во-вторых, возможность связи личных данных клиента либо сотрудника с перемещаемыми товарно-материальными ценностями. В интересах службы безопасности система обеспечивает:
• мониторинг событий в режиме реального времени;
• оперативный контроль местонахождения посетителей и сотрудников;
• контроль въезда/выезда автотранспорта;
• фотографирование посетителей с привязкой сканов документов при выдаче пропуска;
• фотоверификацию сотрудников и посетителей при проходе через пропускные пункты;
• возможность получения интегрированной информации о посетителе/сотруднике: личные данные, номер и характеристики автотранспорта и характеристики полученных товарно-материальных ценностей.

Бухгалтерия
Для бухгалтерии внедрение единой системы позволяет:
• автоматизировать формирование табелей учета рабочего времени и расчет заработной платы на основании данных проходных;
• формировать табели учета рабочего времени по нескольким стратегиям расчета, а также с учетом изменения графика работы сотрудника в течение отчетного периода, с учетом командировок и больничных листов;
• вести учет переработок с учетом вечерних и ночных часов;
• формировать единый табель учета рабочего времени при наличии территориально распределенных объектов.

Отдел кадров
Для отдела кадров использование единой информационной системы позволяет:
• эффективно вести контроль трудовой дисциплины; проводить анализ опозданий и ранних уходов сотрудников за произвольный период времени;
• организовать оперативную выдачу/изъятие пропусков посетителей/сотрудников, изменение режимов работы и уровней доступа;
• проводить анализ переработок;
• вести контроль отгулов и местных командировок сотрудников.

Подобное интеграционное решение является логичным, эволюционным этапом развития АСУ предприятием и систем безопасности. Оно выводит предприятие на следующий уровень автоматизации производства, позволяет экономить средства фонда заработной платы, реализует эффективный контроль деятельность сотрудников, способствует обеспечению сохранности материальных ценностей. Подобные решения имеются на рынке уже сейчас и, безусловно, станут типовой нормой в будущем.