СКУД: экономия и учет

Журнал ТЗ № 5 2009

В большинстве случаев любые системы безопасности, в том числе и СКУД, зачастую рассматриваются собственниками объектов как некая нагрузка – то, что требует дополнительных (порой немалых) финансовых затрат. Не буду в данной статье рассматривать преимущества использования СКУД, остановлюсь лишь на тех особенностях применения систем, которые могут дать ощутимый экономический эффект.
Для этого мы рассмотрим систему контроля и управления доступом исключительно как систему накопления данных о перемещении людей по территории предприятия.
Чтобы получить требуемый набор данных, необходимо создать систему контроля доступа, в которой будет полностью контролироваться периметр (нет возможности покинуть территорию, минуя систему контроля доступа) и требуемые для учета помещения (здания, цеха, участки). При этом СКУД должна контролировать проход человека в обоих направлениях (вход и выход). При этом мы получим систему, которая будет получать и хранить данные о перемещениях людей через контрольные рубежи.
Указанные данные мы будем использовать для организации систем дисциплинарного контроля и автоматизации учета рабочего времени сотрудников предприятия.
Для того чтобы построить подобную систему контроля, необходимо выполнить несколько обязательных условий. Первое из условий мы уже обсудили: это наличие СКУД, построенной по определенным правилам.
Второе условие: необходимо создать систему планирования рабочего времени сотрудников. Суть такой системы заключается в предварительном составлении графиков рабочего времени сотрудников. Для обеспечения работоспособности систем дисциплинарного контроля и автоматизации учета рабочего времени необходимо, чтобы сведения о запланированных рабочих графиках были введены в них или доступны указанным системам в требуемом виде.
Таким образом, в системе мы получаем набор данных о том, как должен был перемещаться сотрудник через контрольные точки СКУД и как он перемещался на самом деле. Без использования элементов планирования рабочего времени подобные системы превращаются в системы учета присутствия, которые ограниченно применимы для автоматизации учета рабочего времени.
Каждое предприятие имеет индивидуальные особенности организации производственного процесса. В процессе работы очень часто возникает ситуация, когда запланированные графики рабочего времени не выполняются. Имеется в виду ситуация, при которой сотрудники незапланированно перебрасываются из одной рабочей смены в другую. Причинами могут быть различные аварийные ситуации, болезнь сотрудников, незапланированное изменение объема работ и т. п. В итоге запланированные рабочие графики со временем начинают сильно расходиться с реальными. Чтобы подобная рассинхронизация запланированных и реальных рабочих графиков не оказывала влияния на достоверность работы системы учета рабочего времени, выполняется третье необходимое условие: в подобных системах необходимо создавать механизмы, позволяющие корректировать запланированные рабочие графики, приводя их в соответствие с реальными.
Третье условие может вызвать возражения – зачастую сведения об изменениях рабочих графиков поступают после свершившегося факта изменения. Например, больничный лист сотрудник приносит после окончания болезни или перевод сотрудника из утренней смены в ночную производится непосредственно перед началом ночной смены. Значит ли последнее, что предприятию необходимо круглосуточно держать на рабочем месте сотрудника, который произведет необходимые изменения в системе учета? Нет, грамотно построенная система должна позволять производить такие изменения задним числом, не нарушая при этом алгоритмы учета.
Рассмотрим еще одну особенность систем автоматизации учета рабочего времени на базе СКУД. Система контроля доступа как элемент системы безопасности ведет свою базу данных, в которой хранятся сведения о сотрудниках, выданных им пропусках и правах доступа. Учет рабочего времени сотрудников предполагает привязку алгоритмов учета к штатному расписанию предприятия. Табели учета рабочего времени, как правило, группируют сотрудников по структурным подразделениям. На любом предприятии существует так называемая текучка кадров – перемещения сотрудников, связанные не только с приемом на работу и увольнением, но и с изменениями внутри штатного расписания (переводы на другие должности, в другие подразделения). Система автоматизации учета рабочего времени, построенная на СКУД, привязана в первую очередь к структуре, описанной в базе данных СКУД.
Для того чтобы система автоматизации учета рабочего времени формировала достоверные данные, необходимо, чтобы в любой момент времени она «знала», в каком подразделении какую должность занимает сотрудник. Таким образом, возникает задача синхронного ведения изменений и в существующей на предприятии системе учета кадров, и в СКУД.
На небольших предприятиях такая задача может быть выполнена вручную – количество перемещений на них, как правило, небольшое. На крупных предприятиях обеспечить ручную синхронность данных в обеих системах достаточно сложно.
Для достоверной работы системы автоматизации учета рабочего времени на средних и крупных предприятиях необходимо обеспечивать автоматическую синхронизацию с существующей системой учета кадров. Другими словами, обеспечивать интеграцию системы автоматизации учета рабочего времени в систему учета кадров предприятия.
Какие преимущества может дать предприятию система автоматизации учета рабочего времени? Предприятие получает систему контроля и анализа трудовой дисциплины. При этом возможен оперативный контроль трудовой дисциплины и благодаря накоплению данных анализ состояния трудовой дисциплины за указанный период.
Предприятие получает систему автоматизации учета рабочего времени, в которой невозможны нарушения, связанные с недобросовестной работой сотрудников службы труда и заработной платы. Многие предприятия сталкиваются с такими явлениями, как приписки рабочего времени и «мертвые души» в табелях учета рабочего времени. Система автоматизации учета рабочего времени делает такие нарушения невозможными, что позволяет оптимизировать фонд заработной платы предприятия и опять же получить экономический эффект. Практика показывает, что грамотное применение систем автоматизации учета рабочего времени позволяет окупить затраты на системы контроля и управления доступом и автоматизации учета рабочего времени за 6–9 месяцев эксплуатации.

Рассмотрим ряд особенностей организации работы подобных систем.
Одной из самых серьезных ошибок при создании систем автоматизации учета рабочего времени является желание собственника предприятия связать функции системы контроля и управления доступом и системы автоматизации учета рабочего времени таким образом, чтобы СКУД позволяла сотруднику пройти проходную предприятия только в определенные интервалы времени, связанные с началом и окончанием его рабочего графика.
Желание совершенно разумное – нечего сотруднику приходить и покидать предприятие за пределами разрешенного к проходу времени. С точки зрения собственника такое решение повышает безопасность предприятия, ужесточая режимные правила и уменьшая возможность несвоевременного проникновения. Так ли это?
Давайте рассмотрим это решение с точки зрения производственных процессов.
В подавляющем большинстве случаев существующей административной цепочке не удается заранее сообщить системе автоматизации об изменениях в рабочем графике сотрудника. Если СКУД блокирует перемещение сотрудника за пределами интервалов времени, привязанных к рабочему графику, сотрудник, получивший распоряжение об изменении и прибывший вовремя, не сможет попасть на территорию предприятия.

Получение разрешения на проход такому сотруднику связано с необходимостью изменения его рабочего графика или принудительного изменения статуса сотрудника в СКУД. Это функции, доступные лишь администратору системы или лицам, сопровождающим процесс планирования рабочего времени данного сотрудника. То есть необходимо наличие указанных лиц на рабочих местах. При массовом изменении, а на средних и крупных предприятиях такие ситуации происходят достаточно часто, внесение соответствующих изменений в системы запаздывает.
В таком случае срабатывает административная составляющая системы: команда охране на проходной пропустить указанного сотрудника. Охрана пропускает сотрудника, либо разблокировав турникет для прохода, либо разрешив ему проход своей картой. Все вроде бы хорошо: сотрудник попал на свое рабочее место, и, может быть, даже вовремя. Но такой сотрудник попал на предприятие, минуя систему учета, так как в СКУД не попали сведения о его проходе.
Можно решить вопрос, оформив такому сотруднику временный пропуск с соответствующими правами. Но это процесс достаточно трудоемок – занимает время самого сотрудника и оператора бюро пропусков. Повторюсь: на средних и крупных предприятиях (условно на предприятиях с количеством сотрудников более 4000) количество описанных переводов может быть более 100 в день.
Подобная привязка создает ситуацию, при которой перемещение сотрудника не оставляет следов в СКУД или создает дополнительные затраты времени.
Добросовестный сотрудник, скорее всего, смирится с неудобствами. А недобросовестный? Человек, который имеет необходимость (с любой целью) попасть на территорию предприятия во внеурочное время, но знающий о существовании запрета на проход в СКУД, будет пытаться найти альтернативный способ проникнуть на территорию. И он его, скорее всего, найдет. Опять же в обход существующих систем регистрации и контроля перемещений. В результате руководство предприятия получает сомнительные данные: с одной стороны, системы контроля не позволяют сотруднику находиться на территории за пределами своего рабочего графика, с другой – даже если такой сотрудник проник на территорию, нам об этом не известно.
В таком случае наиболее правильным решением данного вопроса будет отказ от привязки разрешенного времени прохода к рабочему графику сотрудника.
Задача решается достаточно просто. Давайте разрешим сотрудникам предприятия посещать его в любое время (речь идет исключительно о сотрудниках предприятия и о внешнем периметре). Тогда сотрудник, знающий, что на свое предприятие он сможет попасть всегда, не будет искать альтернативных путей проникновения. И данные обо всех его перемещениях будут зарегистрированы системой контроля и управления доступом. Это значит, что всех сотрудников, посещающих предприятие во внеурочное время, мы будем знать поименно, с точным временем пересечения проходной. Подобная статистика в значительной мере помогает службе безопасности предприятия выявлять нарушителей режима и раскрывать сложные схемы нарушений в производственном процессе, направленных на личное обогащение отдельных лиц за счет предприятия. В моей практике есть немало подобных примеров.

 
Будет ли таким решением нанесен ущерб режимным правилам предприятия? Давайте рассмотрим преимущества и недостатки данного решения:
(-) любой сотрудник предприятия может в любое время попасть на территорию;
(+) мы всех таких сотрудников будем знать поименно;
(-) теряется оперативность блокирования несанкционированного, точнее несвоевременного, прохода сотрудника. Решение позволяет выявить нарушителя уже после свершившегося факта проникновения, при этом обнаружить нарушителя на территории оказывается достаточно сложно. Для такого обнаружения необходимо отвлекать силы и средства службы безопасности предприятия;
(+) решение позволяет накапливать статистику проходов сотрудника, попавшего «под колпак» службы безопасности, выявлять и анализировать закономерности. За простым проникновением сотрудника может скрываться сложная схема обмана собственника и службы безопасности. Решение позволяет вести скрытое наблюдение и сбор статистических данных, позволяющих выявлять закономерности;
(-) служба безопасности не может препятствовать точечным (несистемным) проникновениям, которые могут нести угрозу работоспособности предприятия. Например, саботаж со стороны сотрудника;
(+) указанный сотрудник может выполнить подобные действия и во время своей рабочей смены. Точечные проникновения сотрудников представляют собой намного меньшую угрозу, чем подобные действия со стороны посторонних. В нашем случае охрана на проходной не имеет возможности принять решение о пропуске кого-либо мимо учетной системы, а значит, останутся следы нарушителя. Кроме того, уменьшение стандартных алгоритмов действий при работе охраны повышает качество соблюдения указанных алгоритмов и тем самым повышает эффективность работы;
(+) не создается ситуация, когда при незапланированных изменениях рабочих графиков возможно скопление на проходных сотрудников с запретом прохода. Такие ситуации сильно отвлекают персонал охраны от выполнения стандартного алгоритма и могут спровоцировать несанкционированное проникновение на территорию посторонних;
(+) не возникает ситуация, когда перемещения сотрудников предприятия не зафиксированы и поэтому не могут быть обработаны системой автоматизации учета рабочего времени.
Я не буду делать выводы на основании изложенных преимуществ и недостатков решения. Пусть каждый сделает это самостоятельно с учетом реальной ситуации на конкретном объекте.